Reunião no trabalho, ferramenta estratégia ou perda de tempo – Revista PetCenter

O Diretor Geral da SM Consultoria, Treinamentos e Palestras Sergio Henrique Miorin teve um de seus textos publicado na Revista PetCenter. O tema do texto foi a reunião de trabalho como ferramenta estratégica nas empresas e como não fazer das reuniões uma perda de tempo. A matéria foi publicada na edição de Fevereiro de 2014. Confira a matéria completa abaixo:

Durante o turbilhão de tarefas no PetShop, no Banho e Tosa e na clinica veterinária, já aconteceu com você de ser convocado para uma reunião de trabalho em meio a um turbilhão de tarefas e sair do encontro com a sensação de que nada ficou acertado e que o tempo poderia ser utilizado com outras atividades?

Principal ferramenta das organizações para alinhar planejamento e a comunicação entre os colaboradores, elas tem sido motivo de controvérsia, o que pode ser  superado com planejamento, uma boa pauta de objetivos claros. Isso tudo sem mexer om o humor de ninguém.

Quando bem organizadas as reuniões tem a função de buscar a solução de conflitos de forma rápida ou pelo menos novas possibilidades e alternativas a problemas habituais, pois elas são feitas em torno de assuntos comuns a todas as pessoas presentes. No entanto, os encontros devem seguir alguns critérios e levar em conta:

• Prazo e Horário;
• A divulgação de uma pauta previa;
• A existência de uma rotina semanal;
• Uma boa liderança.

Vantagens

As reuniões reduzem os retrabalhos, pois alinham o planejamento e a comunicação entre os colaboradores e consolidam o espirito de equipe um dos grandes desafios para os gestores das organizações modernas. O Face to face (frente a Frente) nunca terá uma opção melhor e mais produtiva. Quando visualizamos as pessoas, suas expressões, gestor e mensagens corporais, a informação chega com maior transparência ao receptor, o que agrega valor para as relações.

Desvantagens

 

Por outro lado, os encontros são situações que não devem acontecer a todo instante e por qualquer motivo, pois isso gera perda de tempo e produtividade. Uma reunião, de forma geral, deve ter a duração de no máximo uma hora. Caso contrário, ela pode gerar malefícios como:

• Perda de tempo;
• Confusão de informações;
• Falhas em projetos;
• Desgastes emocionais;
• Redução de eficiência;
• Prejuízos financeiros para a empresa.

Fórum de soluções

A maioria dos profissionais independente da faixa etária, não está pronta para chegar aos resultados obtidos nas reuniões por meio de outras formas de comunicação, como e-mails ou telefonemas. Por mais conectado que o profissional seja, a revolução tecnológica ainda não substitui o encontro das pessoas para um fórum de soluções. Ainda que isso seja feito com auxílio da tecnologia, que é muito bem vinda, as reuniões promovem o encontro de todas as ideias ao mesmo tempo. Uma boa reunião evita a troca de pelo menos 20 e-mails entre o grupo.

Para se concluir com proveito, uma reunião deve terminar com um relatório, ata ou, no mínimo, uma lista de tarefas, que precisa ser enviada a todos os participantes, com prazos e metas a serem cumpridos. Ao líder cabe a responsabilidade de cobrar pela efetividade desses pontos. Nesse momento entram os e-mails de confirmação do que foi resolvido, de forma que todos saibam o que devem fazer.

Veja abaixo a matéria como foi publicada na Revista PetCenter edição de Janeiro de 2014: